Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Dla zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej wprowadza się do stosowania zasady zarządzania ryzykiem w dziale administracji rządowej kierowanym przez Ministra Spraw Zagranicznych.

Rozdział 2

Cel i zakres zarządzania ryzykiem

§ 3. 1. Celem ustanowienia zasad zarządzania ryzykiem jest zapewnienie mechanizmów identyfikowania, określania oddziaływania, prawdopodobieństwa i istotności ryzyk oraz podejmowania adekwatnych działań zapobiegawczych w celu minimalizacji ryzyka, co powinno przyczynić się do poprawy efektywności i skuteczności realizacji celów i zadań Ministra.

2. Celem zarządzania ryzykiem jest zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji założonych celów i zadań, w szczególności poprzez:

1) poprawę efektywności wykorzystania posiadanych zasobów;

2) podniesienie jakości realizowanych zadań;

3) wzmocnienie pamięci instytucjonalnej.

3. Kierownictwo Ministerstwa, kierujący komórkami organizacyjnymi i placówkami zagranicznymi wspierają działania pracowników podejmowane w ramach zarządzania ryzykiem.

§ 4. 1. Zarządzanie ryzykiem odbywa się w odniesieniu do celów i zadań zawartych w planie działalności.

2. Zarządzanie ryzykiem obejmuje:

1) identyfikowanie, analizowanie i dokumentowanie ryzyk, które mają istotny wpływ na realizację celów i zadań;

2) określenie istotności ryzyk w odniesieniu do realizowanych celów z uwzględnieniem prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz potencjalnych skutków ryzyka, a także istniejących mechanizmów kontrolnych;

3) projektowanie i wdrażanie działań zapobiegawczych;

4) wskazanie osób odpowiedzialnych za podjęcie działań zapobiegawczych, ustalenie zakładanego terminu podjęcia tych działań i monitoring ich realizacji;

5) prowadzenie rejestru ryzyk;

6) monitorowanie poziomu ryzyka, w tym ocena funkcjonowania mechanizmów kontrolnych pod kątem ich adekwatności, skuteczności i efektywności;

7) monitorowanie harmonogramu realizacji działań zapobiegawczych i ich skuteczności.

3. Odpowiedzialność za realizację zadań określonych w ust. 2 pkt 1-4, 6 i 7 ponosi właściciel ryzyka.

4. Zasady zarządzania ryzykiem w projektach i w zadaniach projektowych są uregulowane w przepisach o zarządzaniu projektowym w Ministerstwie i w placówkach zagranicznych.

Rozdział 3

Komitet do spraw zarządzania ryzykiem

§ 5. 1. Do zadań Komitetu do spraw zarządzania ryzykiem, zwanego dalej "Komitetem", należy:

1) dokonywanie analizy i akceptacji projektu rejestru ryzyk w zakresie:

a) zgodności z przepisami zarządzenia;

b) adekwatności działań zapobiegawczych w stosunku do zidentyfikowanych ryzyk i zadań realizowanych przez właścicieli ryzyka;

c) adekwatności i kompletności rejestru ryzyk w odniesieniu do celów i zadań Ministra ujętych w planie działalności;

d) przypisania właścicieli ryzyka do poszczególnych ryzyk;

2) przegląd wyników monitoringu realizacji działań zapobiegawczych;

3) inicjowanie prac nad rejestrem ryzyk na kolejny rok;

4) przygotowywanie informacji na temat procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie i w placówkach zagranicznych, zawierającej w szczególności wnioski dotyczące usprawniania procesu zarządzania ryzykiem i zestawienie działań zapobiegawczych zrealizowanych względem ryzyk wysokich.

2. Właściciel ryzyka na wniosek przewodniczącego Komitetu przedstawia Komitetowi informacje na temat realizacji zadań określonych w § 4 ust. 2 pkt 1-4, 6 i 7.

§ 6. 1. Przewodniczącego oraz członków Komitetu powołuje lub odwołuje, w drodze decyzji, dyrektor generalny na wniosek kierującego komórką organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem.

2. W skład Komitetu wchodzą:

1) przewodniczący Komitetu - kierujący komórką organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem albo wskazany przez niego pracownik tej komórki organizacyjnej;

2) członkowie - sześciu pracowników Ministerstwa.

§ 7. 1. Przewodniczący Komitetu zwołuje posiedzenia i zapewnia organizację prac Komitetu.

2. W przypadku nieobecności przewodniczącego Komitetu, jego obowiązki wykonuje wyznaczony przez niego członek Komitetu.

3. Komitet obraduje na posiedzeniach.

4. Obecność przewodniczącego i członków Komitetu na posiedzeniach Komitetu jest obowiązkowa.

5. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w jego posiedzeniu, jest zobowiązany poinformować przewodniczącego Komitetu o przyczynach swojej nieobecności.

6. Członkowie Komitetu na czas posiedzeń oraz realizacji zadań związanych z członkostwem w Komitecie są zwolnieni z wykonywania obowiązków służbowych realizowanych przez nich w komórkach organizacyjnych.

7. Członek Komitetu, w uzasadnionych przypadkach, może złożyć przewodniczącemu Komitetu rezygnację z pełnionej funkcji.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 7, przewodniczący Komitetu, niezwłocznie wnioskuje do dyrektora generalnego o odwołanie członka, który złożył rezygnację oraz o powołanie nowego członka Komitetu. Przepis § 6 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

9. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący Komitetu ma prawo zaprosić do udziału w pracach Komitetu pracowników Ministerstwa, których wiedza i doświadczenie mogą mieć znaczenie dla realizacji określonego zadania.

§ 8. Obsługę prac Komitetu zapewnia komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem.

Rozdział 4

Identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka oraz określanie działań zapobiegawczych

§ 9. 1. Proces identyfikacji i analizy ryzyka oraz określania działań zapobiegawczych rozpoczyna się niezwłocznie po przedstawieniu Prezesowi Rady Ministrów projektu planu działalności.

2. Zidentyfikowane ryzyka oraz proponowane działania zapobiegawcze są dokumentowane w formularzu rejestru ryzyk, określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia.

§ 10. W procesie identyfikacji ryzyka należy wziąć pod uwagę w szczególności:

1) ryzyka związane ze zmianami w Ministerstwie lub w jego otoczeniu;

2) ryzyka związane z obowiązkiem zapewnienia efektywnego i skutecznego nadzoru nad jednostkami podległymi Ministrowi, w szczególności placówkami zagranicznymi;

3) zagrożenia zidentyfikowane w dokumentach planistycznych i sprawozdawczych komórek organizacyjnych i placówek zagranicznych;

4) ustalenia audytu, kontroli wewnętrznych i zewnętrznych w Ministerstwie;

5) ryzyka zasygnalizowane przez Komitet Audytu, o których mowa w art. 289 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

6) wyniki samooceny kontroli zarządczej przeprowadzanej na potrzeby oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej za dany rok.

§ 11. 1. Ryzyka podlegają analizie pod kątem ich wpływu na osiąganie celów i zadań określonych w planie działalności.

2. W ramach analizy ryzyka oceniane jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i oddziaływanie ryzyka.

3. Ocena oddziaływania ryzyka polega na nadaniu ryzyku oceny w skali punktowej od 1 do 5, gdzie 1 oznacza bardzo małe oddziaływanie a 5 bardzo duże oddziaływanie. Punktowa tabela oddziaływania ryzyka jest określona w załączniku nr 2 do zarządzenia.

4. Ocenę prawdopodobieństwa dokonuje się w skali punktowej od 1 do 5, gdzie 1 oznacza bardzo małe prawdopodobieństwo, a 5 bardzo duże prawdopodobieństwo. Punktowa tabela prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka jest określona w załączniku nr 3 do zarządzenia.

5. Przy ocenie wpływu ryzyka na osiąganie założonego celu i realizację zadania brane są pod uwagę skutki materialne i niematerialne.

6. Ocenę punktową istotności ryzyka stanowi iloczyn oceny punktowej prawdopodobieństwa i oceny punktowej oddziaływania.

§ 12. W dziale administracji rządowej kierowanym przez Ministra definiuje się trzy poziomy ryzyka oparte na wyniku oceny punktowej istotności ryzyka, o której mowa w § 11 ust. 6:

1) ryzyko niskie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 1-4;

2) ryzyko średnie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 5-12;

3) ryzyko wysokie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 15-25.

§ 13. 1. Przyjmuje się następujące poziomy akceptowalności ryzyka:

1) ryzyko niskie - ryzyko akceptowalne, które należy monitorować i w miarę możliwości kontrolować;

2) ryzyko średnie - ryzyko nieakceptowalne, które może wywierać istotny wpływ na działalność Ministerstwa i placówek zagranicznych; należy je monitorować i wprowadzać działania zapobiegawcze;

3) ryzyko wysokie - ryzyko nieakceptowalne, stanowiące zagrożenie dla działalności Ministerstwa i placówek zagranicznych; w przypadku jego identyfikacji wymagane jest natychmiastowe działanie poprzez wprowadzenie skutecznych i efektywnych działań zapobiegawczych, w tym mechanizmów kontrolnych; podlega ciągłemu monitorowaniu; nie powinno być tolerowane.

2. Przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem nieakceptowalnym:

1) tolerowanie ryzyka - w przypadku, gdy istnieją obiektywne okoliczności do niepodejmowania przeciwdziałania ryzyku, a także, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści;

2) transfer ryzyka - przeniesienie ryzyka na inną komórkę organizacyjną, placówkę zagraniczną lub podmiot zewnętrzny;

3) przeciwdziałanie - podjęcie działań, które pozwolą na ograniczenie ryzyka do poziomu akceptowalnego;

4) przesunięcie w czasie - zaniechanie w danym momencie działań, które rodzą zbyt duże ryzyko lub koszty tych działań przewyższają korzyści.

§ 14. 1. W stosunku do każdego ryzyka średniego i wysokiego, które nie będzie podlegało tolerowaniu lub przesunięciu w czasie, planowane i wdrażane są działania zapobiegawcze.

2. Przed przystąpieniem do określania działań zapobiegawczych, mających na celu ograniczenie ryzyka do poziomu akceptowalnego należy rozważyć:

1) jakie mechanizmy kontrolne funkcjonują obecnie i czy są adekwatne do istotności ryzyka;

2) jakie nowe mechanizmy kontrolne należy wdrożyć;

3) jaki poziom ryzyka można osiągnąć po realizacji działań zapobiegawczych;

4) jakie są koszty wprowadzenia działań zapobiegawczych;

5) czy planowane działania zapobiegawcze są wykonalne.

§ 15. 1. Kierujący komórkami organizacyjnymi, we współpracy z kierującymi nadzorowanych placówek zagranicznych, do 31 stycznia każdego roku przedstawiają Komitetowi propozycje ryzyk i działań zapobiegawczych oraz inne informacje niezbędne do opracowania rejestru ryzyk na dany rok kalendarzowy.

2. Komitet dokonuje analizy propozycji, o których mowa w ust. 1, w zakresie określonym w § 5 ust. 1 pkt 1. W przypadku konieczności wprowadzenia do nich zmian, ostateczna wersja zapisów w rejestrze ryzyk jest uzgadniana z właściwym kierującym komórką organizacyjną.

3. Przewodniczący Komitetu przedstawia projekt rejestru ryzyk do akceptacji dyrektorowi generalnemu do dnia 28 lutego każdego roku, a następnie przekazuje go pozostałym członkom Kierownictwa Ministerstwa oraz właścicielom ryzyk.

Rozdział 5

Monitorowanie ryzyka, raportowanie ryzyka i aktualizacja rejestru ryzyk

§ 16. 1. Proces monitorowania ryzyka jest realizowany w ramach kontroli zarządczej na każdym szczeblu zarządzania w Ministerstwie i w placówkach zagranicznych.

2. Proces monitorowania ryzyka jest procesem ciągłym i obejmuje:

1) wykonanie przeglądu ryzyk w celu określenia, czy ryzyka uległy zmianie;

2) sprawdzenie, czy punktowa ocena istotności ryzyka jest wciąż odpowiednia;

3) sprawdzenie skuteczności dotychczasowych mechanizmów kontrolnych;

4) określenie, czy działania zapobiegawcze są realizowane.

§ 17. 1. Każdy pracownik ma obowiązek informowania przełożonego o ryzykach, które mogą zakłócić realizację celów i zadań Ministra i negatywnie wpłynąć na wizerunek Ministerstwa lub placówek zagranicznych.

2. Kierujący komórkami organizacyjnymi mogą zgłaszać propozycje zmian w rejestrze ryzyk, wraz z uzasadnieniem.

3. Propozycje, o których mowa w ust. 2, są akceptowane przez Komitet, który przekazuje projekt zaktualizowanego rejestru ryzyk do zatwierdzenia, zgodnie z przepisami § 15 ust. 3.

§ 18. Właściciel ryzyka przygotowuje, każdorazowo na wniosek przewodniczącego Komitetu, informację w zakresie realizowanych działań zapobiegawczych.

§ 19. 1. Przewodniczący Komitetu przygotowuje informację w zakresie zarządzania ryzykiem w dziale administracji rządowej kierowanym przez Ministra w terminie do dnia 31 marca każdego roku.

2. Projekt informacji, o której mowa w ust. 1, przewodniczący komitetu przedstawia do akceptacji dyrektorowi generalnemu, a następnie przekazuje pozostałym członkom Kierownictwa Ministerstwa oraz właścicielom ryzyk.

Rozdział 6

Przepisy przejściowe, dostosowujące i końcowe

§ 20. 1. Tworzy się Komitet do spraw zarządzania ryzykiem.

2. W terminie 14 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia kierujący komórką organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra wystąpi z wnioskiem do dyrektora generalnego o powołanie nowych członków Komitetu.

§ 21. Traci moc zarządzenie nr 42 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 15 grudnia 2011 r. w sprawie zasad zarządzania ryzykiem w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 72 oraz z 2015 r. poz. 4).

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.