Wyszukaj po identyfikatorze keyboard_arrow_down
Wyszukiwanie po identyfikatorze Zamknij close
ZAMKNIJ close
account_circle Jesteś zalogowany jako:
ZAMKNIJ close
Powiadomienia
keyboard_arrow_up keyboard_arrow_down znajdź
idź
removeA addA insert_drive_fileWEksportuj printDrukuj assignment add Do schowka
description

Akt prawny

Akt prawny
archiwalny
Dziennik Urzędowy Ministra Spraw Zagranicznych rok 2013 poz. 3
Wersja archiwalna od 2013-02-15 do 2015-07-06
opcje loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

Dziennik Urzędowy Ministra Spraw Zagranicznych rok 2013 poz. 3
Wersja archiwalna od 2013-02-15 do 2015-07-06
Akt prawny
archiwalny
ZAMKNIJ close

Alerty

ZARZĄDZENIE Nr 3
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1)

z dnia 15 lutego 2013 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych:

1) „Instrukcję Kancelaryjną”;

2) „Wykaz stosowanych oznaczeń przez placówki zagraniczne”;

3) „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych”;

4) „Instrukcję Archiwalną”.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 2. 1. Instrukcja Kancelaryjna stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia, określa proces obiegu dokumentów począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji jawnej wewnątrz jednostki organizacyjnej do momentu jej uznania za część dokumentacji Archiwum MSZ.

2. Czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD).

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją po uzyskaniu akceptacji dyrektora generalnego służby zagranicznej, może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, określonego w ust. 2, poprzez określenie symboli klasyfikacyjnych z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, dla których ustanawia się odrębny sposób dokumentowania spraw.

4. Do zakończenia wdrażania systemu EOD w Ministerstwie i placówkach zagranicznych, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją upoważniony jest do wydawania wytycznych określających proces obiegu i gromadzenia dokumentów w formie tradycyjnej.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 3. 1. Wykaz stosowanych oznaczeń przez placówki zagraniczne stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia, określa symbole literowe dla placówek zagranicznych, które stosuje się do oznaczania spraw.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją w porozumieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych oraz z Biurem Dyrektora Generalnego, po uzyskaniu akceptacji dyrektora generalnego służby zagranicznej, aktualizuje wykaz, o którym mowa w ust. 1.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 4. 1. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz służy do grupowania dokumentacji nie tworzącej akt spraw, zarówno w przypadku dokumentacji zawierającej informacje jawne i niejawne.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, dokonywane są przy wszczynaniu spraw i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 5. Instrukcja Archiwalna, stanowiąca załącznik nr 4 do Zarządzenia, określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych przekazywaną do Archiwum MSZ.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 6. 1. W przypadku spraw niezakończonych, powstałych i zgromadzonych w Ministerstwie i placówkach zagranicznych przed dniem wejścia w życie Zarządzenia, sprawy należy zakończyć w prowadzonych dotychczas rejestrach i założyć pod nowym numerem sprawy w systemie EOD. W rejestrach spraw czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i odnotowuje się poprzedni oraz nowy znak sprawy w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw.

2. W przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie zarządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w nowym jednolitym rzeczowym wykazie akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.

3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie została w Ministerstwie i placówkach zagranicznych zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 7. Traci moc:

1) zarządzenie nr 25 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 grudnia 2000 r. sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, misjach dyplomatycznych urzędach konsularnych oraz instytutach polskich.;

2) zarządzenie nr 31 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2010 r. Nr 1, poz. 2, z 2011 r. Nr 2, poz. 5, Nr 5, poz. 37 i Nr 6, poz. 49.

loupe more_vert
ZAMKNIJ close

Alerty

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 lutego 2013 r.

Minister Spraw Zagranicznych: Radosław Sikorski

1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej: sprawy zagraniczne oraz członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1492).

Załącznik nr 1 do
zarządzenia nr 3
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02.2013 r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 2 do
zarządzenia nr 3
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02.2013 r.

Wykaz stosowanych oznaczeń przez placówki zagraniczne

Nazwa placówki

skrót

Ambasada RP w Afganistanie

AMB.KAB

Ambasada RP w Albanii

AMB.TIR

Ambasada RP w Algierii

AMB.ALG

Ambasada RP w Angoli

AMB.LUA

Ambasada RP w Arabii Saudyjskiej

AMB.RIJ

Ambasada RP w Argentynie

AMB.BAI

Ambasada RP w Armenii

AMB.ERY

Ambasada RP w Australii

AMB.CAN

Ambasada RP w Austrii

AMB.WIE

Ambasada RP w Azerbejdżanie

AMB.BAK

Ambasada RP w Belgii

AMB.BRU

Ambasada RP na Białorusi

AMB.MIN

Ambasada RP w Bośni i Hercegowinie

AMB.SAR

Ambasada RP w Brazylii

AMB.BRA

Ambasada RP w Bułgarii

AMB.SOF

Ambasada RP w Chile

AMB.SCH

Ambasada RP w Chinach

AMB.PEK

Ambasada RP w Chorwacji

AMB.ZAG

Ambasada RP na Cyprze

AMB.NIK

Ambasada RP w Czarnogórze

AMB.POD

Ambasada RP w Czechach

AMB.PRA

Ambasada RP w Danii

AMB.KOP

Ambasada RP w Egipcie

AMB.KAI

Ambasada RP w Estonii

AM B.TAL

Ambasada RP w Etiopii

AMB.ADD

Ambasada RP w Finlandii

AMB.HEL

Ambasada RP we Francji

AMB.PAR

Ambasada RP w Grecji

AMB.ATE

Ambasada RP w Gruzji

AMB.TBI

Ambasada RP w Hiszpanii

AMB.MAD

Ambasada RP w Holandii

AM B.HAG

Ambasada RP w Indiach

AMB.NDE

Ambasada RP w Indonezji

AMB.DZA

Ambasada RP w Iraku

AMB.BAG

Ambasada RP w Iranie

AMB.TEH

Ambasada RP w Irlandii

AMB.DUB

Ambasada RP w Izraelu

AMB.TAW

Ambasada RP w Japonii

AMB.TOK

Ambasada RP w Jordanii

AMB.AMM

Ambasada RP w Kanadzie

AMB.OTT

Ambasada RP w Katarze

AMB.DOH

Ambasada RP w Kazachstanie

AMB.AST

Ambasada RP w Kenii

AMB.NAI

Ambasada RP w Kolumbii

AMB.BOG

Ambasada RP w Korei Południowej

AMB.SEU

Ambasada RP w Korei Północnej

AMB.PJO

Ambasada RP na Kubie

AMB.HAW

Ambasada RP w Kuwejcie

AMB.KUW

Ambasada RP w Libanie

AMB.BEJ

Ambasada RP w Libii

AMB.TRY

Ambasada RP na Litwie

AMB.WIL

Ambasada RP w Luksemburgu

AMB.LUK

Ambasada RP na Łotwie

AMB.RYG

Ambasada RP w Macedonii

AMB.SKO

Ambasada RP w Malezji

AMB.KLU

Ambasada RP w Maroku

AMB.RAB

Ambasada RP w Meksyku

AMB.MEK

Ambasada RP w Mołdawii

AMB.KIS

Ambasada RP w Niemczech

AMB.BER

Ambasada RP w Nigerii

AMB.ABU

Ambasada RP w Norwegii

AMB.OSL

Ambasada RP w Nowej Zelandii

AMB.WEL

Ambasada RP w Pakistanie

AMB.ISL

Ambasada RP w Peru

AMB.LIM

Ambasada RP w Portugalii

AMB.LIZ

Ambasada RP w Rosji

AMB.MOS

Ambasada RP w RPA

AMB.PRE

Ambasada RP w Rumunii

AMB.BUK

Ambasada RP w Serbii

AMB.BEL

Ambasada RP w Singapurze

AMB.SIN

Ambasada RP na Słowacji

AMB.BRT

Ambasada RP w Słowenii

AMB.LUB

Ambasada RP w Stanach Zjednoczonych

AMB.WAS

Ambasada RP w Syrii

AMB.DAM

Ambasada RP w Szwajcarii

AMB.BEN

Ambasada RP w Szwecji

AMB.SZT

Ambasada RP w Tajlandii

AMB.BAN

Ambasada RP w Tunezji

AMB.TUN

Ambasada RP w Turcji

AMB.ANK

Ambasada RP na Ukrainie

AMB.KIJ

Ambasada RP w Uzbekistanie

AMB.TAS

Ambasada RP w Watykanie

AMB.WAT

Ambasada RP w Wenezueli

AMB.CAR

Ambasada RP na Węgrzech

AMB.BUD

Ambasada RP w Wielkiej Brytanii

AMB.LON

Ambasada RP w Wietnamie

AMB.HAN

Ambasada RP we Włoszech

AMB.RZY

Ambasada RP w Zjednoczonych Emiratach Arabskich

AMB.AZA

Biuro Przedstawiciela RP w Ramallah

SP.RAM

Instytut Polski w Berlinie

IP.BER

Instytut Polski w Bratysławie

IP.BRT

Instytut Polski w Brukseli

IP.BRU

Instytut Polski w Budapeszcie

IP.BUD

Instytut Polski w Bukareszcie

IP.BUK

Instytut Polski w Düsseldorfie

IP.DUS

Instytut Polski w Kijowie

IP.KIJ

Instytut Polski w Londynie

IP.LON

Instytut Polski w Madrycie

IP.MAD

Instytut Polski w Mińsku

IP.MIN

Instytut Polski w Moskwie

IP.MOS

Instytut Polski w Nowym Jorku

IP.NJO

Instytut Polski w Paryżu

IP.PAR

Instytut Polski w Pradze

IP.PRA

Instytut Polski w Rzymie

IP.RZY

Instytut Polski w Sankt Petersburgu

IP.SPE

Instytut Polski w Sofii

IP.SOF

Instytut Polski w Sztokholmie

IP.SZT

Instytut Polski w Tel Awiwie

IP.TAW

Instytut Polski w Tokio

IP.TOK

Instytut Polski w Wiedniu

IP.WIE

Instytut Polski w Wilnie

IP.WIL

Konsulat Generalny RP w Ałmaty

KG.ALM

Konsulat Generalny RP w Barcelonie

KG.BAR

Konsulat Generalny RP w Brześciu

KG.BRZ

Konsulat Generalny RP w Charkowie

KG.CHA

Konsulat Generalny RP w Chicago

KG.CHI

Konsulat Generalny RP w Doniecku

KG.DON

Konsulat Generalny RP w Edynburgu

KG.EDY

Konsulat Generalny RP w Grodnie

KG.GRO

Konsulat Generalny RP w Hamburgu

KG.HAM

Konsulat Generalny RP w Hongkongu

KG.HON

Konsulat Generalny RP w Irkucku

KG.IRK

Konsulat Generalny RP w Kaliningradzie

KG.KAL

Konsulat Generalny RP w Kantonie

KG.KAN

Konsulat Generalny RP w Kolonii

KG.KOL

Konsulat Generalny RP w Kurytybie

KG.KUR

Konsulat Generalny RP w Lilie

KG.LIL

Konsulat Generalny RP w Los Angeles

KG.LAN

Konsulat Generalny RP we Lwowie

KG.LWO

Konsulat Generalny RP w Lyonie

KG.LYO

Konsulat Generalny RP w Łucku

KG.LUK

Konsulat Generalny RP w Malmö

KG.MAL

Konsulat Generalny RP w Manchesterze

KG.MAN

Konsulat Generalny RP w Mediolanie

KG.MED

Konsulat Generalny RP w Monachium

KG.MON

Konsulat Generalny RP w Montrealu

KG.MOT

Konsulat Generalny RP w Mumbaju

KG.MUM

Konsulat Generalny RP w Nowym Jorku

KG.NJO

Konsulat Generalny RP w Odessie

KG.ODE

Konsulat Generalny RP w Ostrawie

KG.OST

Konsulat Generalny RP w Reykjaviku

KG.REY

Konsulat Generalny RP w Sankt Petersburgu

KG.SPE

Konsulat Generalny RP w Sao Paulo

KG.SPA

Konsulat Generalny RP w Sewastopolu

KG.SEW

Konsulat Generalny RP w Stambule

KG.STA

Konsulat Generalny RP w Sydney

KG.SYD

Konsulat Generalny RP w Szanghaju

KG.SZA

Konsulat Generalny RP w Toronto

KG.TOR

Konsulat Generalny RP w Vancouver

KG.VAN

Konsulat Generalny RP w Winnicy

KG.WIN

Agencja Konsularna RP w Irbilu

AK.IRB

Agencja Konsularna RP w Smoleńsku

AK.SMO

Stałe Przedstawicielstwo RP przy NATO w Brukseli

SP.NATO.BRU

Stałe Przedstawicielstwo RP przy OBWE w Wiedniu

SP.OBWE.WIE

Stałe Przedstawicielstwo RP przy Biurze NZ i

Organizacjach Międzynarodowych w Wiedniu

SP.ONZ.WIE

Stałe Przedstawicielstwo RP przy OECD w Paryżu

SP.OECD.PAR

Stałe Przedstawicielstwo RP przy ONZ w Genewie

SP.ONZ.GEN

Stałe Przedstawicielstwo RP przy ONZ w Nowym Jorku

SP.ONZ.NJO

Stałe Przedstawicielstwo RP przy RE w Strasburgu

SP.RE.STR

Stałe Przedstawicielstwo RP przy UE w Brukseli

SP.UE.BRU

Stałe Przedstawicielstwo RP przy UNESCO w Paryżu

SP. UNESCO. PAR

Warszawskie Biuro Handlowe w Tajpej

WBH.TAJ

Biuro Przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej

przy Palestyńskiej Władzy Narodowej

BPPWN.RAM

* Skróty tworzone są z trzech pierwszych liter nazwy miasta, w którym znajduje się placówka. W przypadkach skrótów identycznych stosowana jest kolejna litera z nazwy miasta. Przy miastach, których nazwa składa się z dwóch członów skrót jest tworzony z pierwszej litery pierwszego członu i dwóch pierwszych z drugiego członu.

Załącznik nr 3 do
zarządzenia nr 3
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02. 2013 r.

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
MINISTERSTWA SPRAW ZAGRANICZNYCH
I PLACÓWEK ZAGRANICZNYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 4 do
zarządzenia nr 3
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02.2013 r.

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Treść przypisu ZAMKNIJ close
Treść przypisu ZAMKNIJ close
close POTRZEBUJESZ POMOCY?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00