Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

Zarządzenie określa szczegółowe zasady wdrażania i monitoringu zaleceń kontroli wewnętrznych i zewnętrznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i jednostkach podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych oraz zaleceń audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

§ 2

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) audycie - rozumie się przez to audyt wewnętrzny w rozumieniu ustawy o finansach publicznych i innych aktów prawnych;

2) kontroli - rozumie się przez to czynności polegające na ustaleniu stanu faktycznego w zakresie organizacji i funkcjonowania jednostki kontrolowanej w obszarze objętym kontrolą oraz porównaniu stanu faktycznego ze stanem pożądanym wg ustalonych kryteriów, wskazaniu uchybień i nieprawidłowości, udokumentowaniu dokonanych czynności, a także wskazaniu osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych;

3) komórce właściwej w sprawie kontroli i audytu - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą w sprawach kontroli i audytu;

4) jednostce audytowanej i jednostce kontrolowanej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, w której wykonywane jest zadanie audytowe lub komórkę organizacyjną Ministerstwa albo jednostkę podległą i nadzorowaną, w której wykonywana jest kontrola z wyłączeniem fundacji i instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych;

5) audytorze - rozumie się przez to audytora wewnętrznego w rozumieniu ustawy o finansach publicznych;

6) kontrolerze - rozumie się przez to pracownika komórki kontroli i audytu lub innego pracownika Ministerstwa wyznaczonego i upoważnionego do przeprowadzenia kontroli;

7) harmonogramie - rozumie się przez to dokument określający terminy i osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zaleceń;

8) komórce nadzorującej - rozumie się komórkę organizacyjną Ministerstwa sprawującą nadzór nad wykonywaniem zadań jednostki podległej lub nadzorowanej w zakresie określonym w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa;

9) zalecenia pokontrolne - rozumie się przez to zalecenia, o których mowa w § 29 zarządzenia Nr 29 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie wykonywania kontroli w urzędzie obsługującym Ministra Spraw Zagranicznych oraz innych jednostkach podległych lub nadzorowanych, późn. zm. oraz zalecenia pokontrolne NIK lub innej instytucji uprawnionej do kontroli;

10) zalecenia audytu wewnętrznego - zalecenia, o których mowa w § 27 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108);

11) Ministrze - rozumie się przez to Ministra Spraw Zagranicznych;

12) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Rozdział 2

Wdrażanie i monitoring wykonania zaleceń pokontrolnych

§ 3

1. Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do opracowania harmonogramu realizacji zaleceń pokontrolnych i w przypadku, gdy jest nią komórka organizacyjna Ministerstwa, przesłania go do komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu, a w przypadku, gdy jest nią jednostka podległa lub nadzorowana, do komórki organizacyjnej nadzorującej oraz komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu - do wiadomości, najpóźniej w terminie 30 dni po ich otrzymaniu.

2. Zalecenia pokontrolne NIK lub innej instytucji uprawnionej do wykonywania kontroli w Ministerstwie stanowią podstawę do sporządzenia projektu harmonogramu realizacji zaleceń pokontrolnych, który opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej, dyrektor komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu.

3. Monitoring wykonania zaleceń pokontrolnych prowadzą komórki organizacyjne właściwe w sprawach nadzoru nad obszarem działalności lub jednostką, której dotyczą zalecenia, oraz komórka właściwa w sprawach kontroli i audytu.

4. Monitoring prowadzony przez komórkę właściwą w sprawach kontroli i audytu polega na uzyskiwaniu informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych od jednostek kontrolowanych oraz komórek nadzorujących, a także na przeprowadzaniu kontroli sprawdzających.

5. Komórki i jednostki organizacyjne obowiązane są udzielać komórce właściwej w sprawach kontroli i audytu wszelkich informacji niezbędnych dla zapewnienia skutecznego i efektywnego monitoringu realizacji zaleceń pokontrolnych.

Rozdział 3

Wdrażanie i monitoring wykonywania zaleceń audytowych

§ 4

1. Kierownik komórki/jednostki audytowanej zobowiązany jest w ciągu 14 dni od chwili otrzymania sprawozdania z przeprowadzonego zadania audytowego:

1) w przypadku uznania, że zalecenia zawarte w sprawozdaniu są zasadne, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za ich realizację, ustalić sposób i termin ich realizacji (harmonogram) oraz pisemnie powiadomić o tym audytora wewnętrznego. Ministra oraz dyrektora generalnego służby zagranicznej;

2) w przypadku odmowy realizacji zaleceń audytu powiadomić pisemnie Ministra, dyrektora generalnego służby zagranicznej i audytora wewnętrznego o przyczynach odmowy.

2. W przypadku, gdy kierownik jednostki audytowanej nie wykona czynności określonych w ust. 1 pkt 1 lub odmówi realizacji zaleceń, Minister w przypadku uznania, że zalecenia są zasadne, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację, ustala termin ich realizacji oraz powiadamia o tym audytora wewnętrznego i dyrektora generalnego służby zagranicznej.

3. Kierownicy komórek audytowanych niezwłocznie po upływie terminów realizacji zaleceń informują pisemnie audytora wewnętrznego o działaniach podjętych w celu realizacji zaleceń oraz o stanie realizacji zaleceń.

4. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające dokonując oceny działań jednostki podjętych w celu realizacji zaleceń. Ustalenia oraz ich ocenę zamieszcza się w notatce informacyjnej i przekazuje Ministrowi oraz kierownikowi komórki audytowanej.

Rozdział 4

Raportowanie o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych i audytowych

§ 5

1. Kierownik komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu przekazuje Ministrowi i dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej półroczne raporty o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub audytowych.

2. W przypadku stwierdzenia opóźnień lub zaniechań w realizacji zaleceń pokontrolnych lub audytowych, szczególnie istotnych dla działalności w obszarze lub jednostce, których dotyczą zalecenia, dyrektor komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu przekazuje niezwłocznie Ministrowi i dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej stosowną informację, bez zachowania terminów określonych w ust. 1.

Rozdział 5

Odpowiedzialność dyscyplinarna

§ 6

1. W przypadku:

1) stwierdzenia zaniechania lub opóźnień w realizacji istotnych zaleceń pokontrolnych lub audytowych;

2) nie udzielenia wyjaśnień dotyczących realizacji istotnych zaleceń,

dyrektor komórki właściwej w sprawach kontroli i audytu występuje do dyrektora generalnego służby zagranicznej z wnioskiem o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wobec kierowników jednostek organizacyjnych lub komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację zaleceń pokontrolnych i audytu i nadzór nad ich wykonaniem.

2. Wnioski o wszczęcie procedur dyscyplinarnych, o których mowa w ust. 1, dołącza się do półrocznych sprawozdań, o których mowa w § 5 ust. 1 lub informacji, o których mowa w § 5 ust. 2.

Rozdział 6

Przepisy końcowe

§ 7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.