Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. [1] Zarządzenie określa zasady wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

§ 3. 1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań członków Kierownictwa Ministerstwa, dyrektorów oraz pozostałych pracowników Ministerstwa we wszystkich rodzajach ich aktywności, które są konieczne dla zapewnienia realizacji celów i zadań, podejmowanych w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Kontrola zarządcza polega w szczególności na zarządzaniu przez bieżące dokonywanie oceny osiągania celów określonych w planie działalności Ministra na dany rok, zwanym dalej „planem działalności Ministra”, oraz dostosowywaniu narzędzi służących do ich osiągania.

§ 4. System kontroli zarządczej w Ministerstwie jest tworzony, doskonalony i oceniany z wykorzystaniem standardów kontroli zarządczej w następujących elementach:

1) środowisko wewnętrzne,

2) cele i zarządzanie ryzykiem,

3) mechanizmy kontroli,

4) informacja i komunikacja,

5) monitorowanie i ocena

– określonych w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 84).

§ 6. 1. Biuro Dyrektora Generalnego, zwane dalej „BDG”, realizuje zadania związane z koordynowaniem działań w obszarze kontroli zarządczej w Ministerstwie, w szczególności:

1) koordynuje proces zarządzania ryzykiem;

2) koordynuje przeprowadzanie samooceny;

3) sporządza projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej;

4) dokonuje okresowych przeglądów systemu kontroli zarządczej.

2. Departament Nauki, zwany dalej „DN”, odpowiada za sporządzanie:

1) projektu planu działalności Ministra;

2) projektu sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni;

3) informacji o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych działaniach zaradczych.

§ 8. 1. Członkowie Kierownictwa Ministerstwa, za pośrednictwem DN, wyznaczają nadzorowanym komórkom organizacyjnym cele do realizacji.

2. Dyrektorzy, po otrzymaniu informacji o wyznaczonych celach, sporządzają propozycje zadań i mierników do planu działalności Ministra, uwzględniające zadania jednostek, a następnie przekazują je, w terminie do dnia 20 września, do DN. Przy sporządzaniu propozycji zadań i mierników do planu działalności Ministra można uwzględniać plany działalności oraz plany rzeczowo–finansowe jednostek.

3. DN, w terminie do dnia 10 października, sporządza na podstawie propozycji zadań i mierników do planu działalności Ministra projekt planu działalności Ministra oraz przekazuje go do uzgodnienia członkom Kierownictwa Ministerstwa.

4. DN, w terminie do dnia 20 października, przekazuje do akceptacji Ministra projekt planu działalności Ministra uzgodniony z członkami Kierownictwa Ministerstwa.

5. DN, w terminie do dnia 31 października, przekazuje Prezesowi Rady Ministrów do zaopiniowania zaakceptowany projekt planu działalności Ministra, za pośrednictwem platformy ePUAP.

6. Zaopiniowany plan działalności Ministra jest podpisywany przez Ministra podpisem elektronicznym w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

7. DN niezwłocznie udostępnia plan działalności Ministra w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra oraz w intranecie.

8. Propozycje zadań i mierników do planu działalności Ministra oraz projekt planu działalności Ministra sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254).

Rozdział 4

Zarządzanie ryzykiem

§ 9. 1. Dyrektor w ramach procesów identyfikowania i analizy ryzyka dokonuje systematycznego przeglądu działań komórki organizacyjnej, w szczególności w odniesieniu do celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz w planie działalności komórki organizacyjnej.

2. W procesach identyfikowania i analizy ryzyka uwzględnia się w szczególności ryzyka:

1) związane ze zmianami zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu;

2) związane z systemami informatycznymi oraz infrastrukturą;

2a) związane z bezpieczeństwem informacji;

3) o charakterze finansowym, w tym ryzyka nadużyć finansowych oraz korupcji;

4) zagrażające wizerunkowi Ministerstwa;

5) dotyczące środowiska prawnego, w tym zmian legislacyjnych;

6) związane z organizacją Ministerstwa, w tym strukturą organizacyjną i organizacją pracy;

7) dotyczące zasobów ludzkich.

3. W procesach identyfikowania i analizy ryzyka wykorzystuje się wszelkie źródła informacji, w szczególności ustalenia wewnętrznych oraz zewnętrznych audytów i kontroli oraz wyniki samooceny dokonywanej w komórce organizacyjnej.

§ 10. Procesy identyfikowania i analizy ryzyka są przeprowadzane co najmniej dwa razy w roku, w terminach i w sposób umożliwiający dotrzymanie terminów określonych w § 12 ust. 1.

§ 11. 1. W odniesieniu do każdego zidentyfikowanego ryzyka określa się prawdopodobieństwo wystąpienia oraz jego wpływ na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub w planie działalności komórki organizacyjnej.

2. Prawdopodobieństwo wystąpienia zidentyfikowanego ryzyka szacuje się w oparciu o poniższą skalę:

3. Wpływ zidentyfikowanego ryzyka na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub w planie działalności komórki organizacyjnej szacuje się w oparciu o poniższą skalę:

4. Istotność ryzyka stanowi iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka oraz jego wpływu na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub w planie działalności komórki organizacyjnej.

5. Ryzyko o istotności w przedziale od 1 do 9 punktów jest ryzykiem akceptowalnym oraz nie wymaga podejmowania działań zaradczych.

6. Ryzyko o istotności w przedziale od 10 do 25 punktów wymaga zaplanowania i podjęcia działań zaradczych, ograniczających jego istotność do poziomu akceptowalnego.

7. Ryzykiem kluczowym jest ryzyko mogące spowodować niezrealizowanie celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub planie działalności komórki organizacyjnej, lub zagrażające ich realizacji, którego istotność przyjmuje wartość od 16 do 25 punktów.

8. Działania zaradcze w odniesieniu do ryzyk, o których mowa w ust. 6, mogą polegać w szczególności na:

1) przeniesieniu ryzyka w całości lub części na inny podmiot;

2) wycofaniu się z działań, które wiążą się z ryzykiem;

3) minimalizowaniu ryzyka przez podjęcie działań mających na celu zmniejszenie istotności ryzyka, w tym wzmocnienie mechanizmów kontroli.

9. W przypadku gdy istnieją trudności lub ograniczenia w przeciwdziałaniu ryzyku, a koszty działań zaradczych mogą przekroczyć przewidywane korzyści, działania te mogą polegać na tolerowaniu ryzyka.

10. Zidentyfikowane ryzyka są opisywane w rejestrze ryzyk, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 12. 1. Komórka organizacyjna, w terminach do dnia 20 lipca oraz do dnia 15 grudnia, przekazuje do BDG rejestr ryzyk, zatwierdzony przez dyrektora i zaakceptowany przez członka Kierownictwa Ministerstwa nadzorującego komórkę organizacyjną.

2. BDG, w terminie 21 dni od dnia otrzymania od komórek organizacyjnych rejestrów ryzyk, sporządza projekt rejestru ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie oraz przekazuje go zespołowi do spraw oceny ryzyka.

§ 13. 1. W skład zespołu do spraw oceny ryzyka, zwanego dalej „Zespołem”, wchodzi dyrektor generalny – jako przewodniczący Zespołu, oraz dyrektorzy – jako członkowie Zespołu.

2. Przewodniczący Zespołu oraz członkowie Zespołu mogą wyznaczyć innego pracownika Ministerstwa do zastępowania ich w pracach Zespołu.

3. Do zadań Zespołu należy w szczególności:

1) analiza projektu rejestru ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie, w tym pod względem prawidłowości oszacowania istotności ryzyka i zaklasyfikowania go jako kluczowego;

2) dokonywanie zmian projektu rejestru ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie, w szczególności w zakresie istotności ryzyka;

3) wypracowanie stanowiska do projektu rejestru ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie, ze szczególnym uwzględnieniem oceny adekwatności zaproponowanych działań ograniczających istotność ryzyk kluczowych.

4. Zespół działa i podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniach.

5. Zespół podejmuje rozstrzygnięcia zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego Zespołu.

6. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący Zespołu może podjąć decyzję o rozpatrzeniu spraw i przeprowadzeniu głosowania w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk (tryb obiegowy). Przyjęte w tym trybie rozstrzygnięcia są przedstawiane na najbliższym posiedzeniu Zespołu.

7. Zespół uzgadnia stanowisko, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, odpowiednio w terminie do dnia 25 stycznia oraz do dnia 25 sierpnia.

8. Obsługę Zespołu zapewnia BDG.

§ 14. 1. BDG, uwzględniając stanowisko, o którym mowa w § 13 ust. 3 pkt 3:

1) przekazuje rejestr ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie Biuru Kontroli i Audytu, zwanemu dalej „BKA”;

2) sporządza projekt rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie, i przekazuje go dyrektorowi generalnemu.

2. Dyrektor generalny zatwierdza projekt rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie i przedstawia go do akceptacji członkom Kierownictwa Ministerstwa.

3. BDG udostępnia rejestr ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie do wiadomości dyrektorom oraz, za pośrednictwem BKA, komitetowi audytu.

Rozdział 5

Monitorowanie stopnia realizacji celów i najważniejszych zadań służących ich realizacji oraz sporządzanie sprawozdań z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni

§ 15. 1. Monitorowanie stopnia realizacji celów i najważniejszych zadań służących ich realizacji następuje według stanów na koniec II i III kwartału oraz, w formie sprawozdania z realizacji celów i najważniejszych zadań służących ich realizacji, według stanu na koniec IV kwartału.

2. Dyrektorzy, w terminach do dnia 20 lipca oraz do dnia 20 października, przekazują, za pośrednictwem BDG, do DN informację o stopniu realizacji celów i najważniejszych zadań służących ich realizacji, której wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. W przypadku wystąpienia zagrożenia dla osiągnięcia celów lub gdy zadania nie są prawidłowo realizowane, do informacji dołącza się wyjaśnienia oraz propozycje działań zapobiegawczych lub naprawczych.

3. DN, w terminie do dnia 31 lipca oraz do dnia 31 października, sporządza informację o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych środkach zaradczych oraz przekazuje ją członkom Kierownictwa Ministerstwa.

§ 16. 1. Dyrektorzy, w terminie do dnia 15 marca, przekazują do DN sprawozdania z realizacji celów i najważniejszych zadań służących ich realizacji za rok poprzedni. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Dyrektorzy komórek nadzorujących mogą uwzględnić w procesie monitorowania i sprawozdawczości informacje zawarte w dokumentach sprawozdawczych przekazywanych Ministrowi przez jednostki.

3. DN, w terminie do dnia 31 marca, sporządza na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 1, projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni oraz przekazuje go do uzgodnienia członkom Kierownictwa Ministerstwa.

4. DN, w terminie do dnia 10 kwietnia, przedkłada Ministrowi uzgodniony z członkami Kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.

5. Sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni jest podpisywane przez Ministra podpisem elektronicznym w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

6. DN niezwłocznie udostępnia sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra oraz w intranecie.

Rozdział 6

Samoocena

§ 17. 1. Samoocena jest przeprowadzana co najmniej raz w roku przez dyrektorów, ich zastępców, naczelników wydziałów, osoby kierujące zespołami lub samodzielnymi stanowiskami oraz pozostałych pracowników Ministerstwa.

2. Samoocena jest przeprowadzana z wykorzystaniem ankiet. Wzory ankiet określa BDG w terminie do dnia 31 stycznia.

3. Osoby, o których mowa w ust. 1, dokonują samooceny w poszczególnych elementach systemu kontroli zarządczej i przekazują do BDG jej wyniki w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej, jeżeli wyposażenie stanowiska pracy nie pozwala na dokonanie oceny w postaci elektronicznej.

4. Dyrektorzy, po otrzymaniu z BDG zbiorczych danych wynikających z samooceny, sporządzają raporty z wyników samooceny, uwzględniające:

1) ogólną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej;

2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej;

3) proponowane działania naprawcze.

5. Dyrektorzy przekazują do BDG raporty, o których mowa w ust. 4, w terminie 14 dni od otrzymania zbiorczych danych wynikających z samooceny.

6. BDG na podstawie raportów, o których mowa w ust. 4, sporządza podsumowanie wyników samooceny i przekazuje je, w terminie do dnia 15 marca, członkom Kierownictwa Ministerstwa do akceptacji. BDG przekazuje zaakceptowane wyniki samooceny, za pośrednictwem BKA, komitetowi audytu.

Rozdział 7

Sporządzanie oświadczeń o stanie kontroli zarządczej

§ 18. 1. Dyrektorzy, w terminie do dnia 31 marca, składają właściwym członkom Kierownictwa Ministerstwa oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej.

2. Dyrektorzy komórek nadzorujących występują do kierowników jednostek o przedłożenie, w terminie do dnia 10 marca, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

3. Dyrektorzy komórek nadzorujących składają oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, po zapoznaniu się z oświadczeniami kierowników jednostek.

4. W przypadku złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w stopniu wystarczającym, sporządza się uzasadnienie zawierające omówienie:

1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra;

2) wyników samooceny;

3) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;

4) wyników zewnętrznych i wewnętrznych audytów i kontroli.

§ 19. 1. Członkowie Kierownictwa Ministerstwa, składają Ministrowi oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, w zakresie swojej właściwości, uwzględniające oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w jednostkach.

2. Oświadczenie składa się za pośrednictwem BDG, w terminie do dnia 10 kwietnia.

§ 20. 1. BDG, w terminie do dnia 20 kwietnia, przedkłada Ministrowi projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

2. Projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej jest sporządzany z uwzględnieniem w szczególności:

1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej członków Kierownictwa Ministerstwa;

2) sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra;

3) wyników samooceny.

3. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jest podpisywane przez Ministra podpisem elektronicznym w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

4. BDG niezwłocznie udostępnia oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra oraz w intranecie.

§ 21. Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, o których mowa § 18 ust. 1, § 19 i § 20 ust. 1, sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581).

§ 22. 1. Procesy kontroli zarządczej w Ministerstwie są dokumentowane w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

2. W szczególnych przypadkach, uzasadnionych względami organizacyjnymi, technicznymi lub prawnymi, dopuszcza się dokumentowanie procesów w postaci papierowej.

Rozdział 8

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 23. W roku 2016:

1) komórki organizacyjne przekażą w terminie do dnia 20 sierpnia:

a) do Biura Dyrektora Generalnego – rejestr ryzyk, o którym mowa w § 11 ust. 10,

b) do Biura Ministra – informację o stopniu realizacji celów i zadań służących ich realizacji wraz z wyjaśnieniami oraz propozycjami działań zapobiegawczych lub naprawczych, o których mowa w § 15 ust. 2;

2) Biuro Dyrektora Generalnego sporządzi i przekaże zespołowi do spraw oceny ryzyka projekt rejestru ryzyk zidentyfikowanych w Ministerstwie, w terminie do dnia 25 sierpnia;

3) Biuro Ministra sporządzi i przekaże członkom Kierownictwa Ministerstwa informację, o której mowa w § 15 ust. 3, w terminie do dnia 25 sierpnia;

4) zespół do spraw oceny ryzyka przekaże do Biura Dyrektora Generalnego stanowisko, o którym mowa w § 13 ust. 3 pkt 3, w terminie do dnia 31 sierpnia.

§ 24. Tracą moc:

1) zarządzenie nr 58/2011 Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 lipca 2011 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zmienione zarządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 8 kwietnia 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego;

2) zarządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 8 kwietnia 2013 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw Zarządzania Ryzykiem.

§ 25. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.