Jak wystawiać i przechowywać faktury w formie elektronicznej

To od podatników zależy, czy wystawiają faktury w formie papierowej czy elektronicznej. Jednak brak zgody kupującego na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej powoduje, że sprzedawca musi wystawić fakturę papierową. Nie dotyczy to zasadniczo zamówień publicznych. Sprzedawca może przechowywać wystawione faktury w formie elektronicznej. To samo dotyczy kupujących, którzy otrzymają fakturę papierową. Nie muszą jej przechowywać w tej formie.

Definicję faktury i faktury elektronicznej zawiera art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT.

Definicje

Faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Faktura elektroniczna, tak samo jak faktura w formie papierowej, musi zawierać elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Dodatkowo, aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Uwaga

Wyboru formatu, w jakim zostanie wystawiona i otrzymana faktura elektroniczna, dokonują podatnicy.

Formatem elektronicznym, w jakim jest wystawiana faktura, może być:

• ustrukturyzowany komunikat, np. XML, lub
• PDF wysłany jako załącznik do wiadomości e-mail, lub
• faks otrzymany w formacie elektronicznym, a nie papierowym.

Natomiast w art. 112a ustawy o VAT określono, jak należy przechowywać faktury. Ustawodawca nie narzuca podatnikom formatu. Z regulacji tych wynika, że podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.