Na podstawie art. 158 § 5 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) rodzaje urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego;

2) sposób sporządzania zapisów dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego;

3) sposób identyfikacji osób sporządzających zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego;

4) sposób udostępniania oraz przechowywania zapisów dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego.

§ 2.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) metadanych – rozumie się przez to zestaw logicznie powiązanych z zapisem usystematyzowanych informacji opisujących ten zapis, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

2) adnotacjach – rozumie się przez to dokument elektroniczny w rozumieniu przepisów o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, powiązany z zapisem i zawierający informacje dotyczące przebiegu posiedzenia jawnego, w szczególności o rozpoczęciu wypowiedzi osób uczestniczących w posiedzeniu;

3) zapisie – rozumie się przez to realizowane w systemie teleinformatycznym:

a) utrwalenie obrazu i dźwięku z wszystkich czynnych urządzeń utrwalających obraz i dźwięk,

b) utrwalenie dźwięku z wszystkich czynnych urządzeń utrwalających dźwięk,

c) utrwalenie dźwięku z wszystkich czynnych urządzeń utrwalających dźwięk, po dokonaniu zmiany tych fragmentów, w trakcie których żadna wypowiedź osoby uczestniczącej w czynności nie jest rejestrowana.

§ 3.[Utrwalenie zapisu] 1. Utrwalenie zapisu następuje za pomocą urządzeń i środków technicznych wykorzystujących technikę cyfrową, pozwalających na utrwalenie tego zapisu na informatycznym nośniku danych.

2. Urządzenia, środki techniczne i informatyczne nośniki danych, o których mowa w ust. 1, zapewniają:

1) integralność zapisu;

2) kopiowanie zapisu pomiędzy urządzeniami, środkami technicznymi i informatycznymi nośnikami danych;

3) zabezpieczenie zapisu, w szczególności przed utratą lub nieuzasadnioną zmianą;

4) odtworzenie zapisu także przy użyciu urządzeń i środków technicznych korygujących lub wzmacniających utrwalony dźwięk lub obraz;

5) udostępnienie zapisu na informatycznym nośniku danych;

6) możliwość bieżącej kontroli dokonywanego zapisu.

§ 4.[Elementy struktury utrwalonego zapisu] 1. Metadanymi, będącymi niezbędnymi elementami struktury utrwalonego zapisu, są:

1) identyfikator – jednoznaczny znacznik zapisu, który umożliwia jego identyfikację;

2) twórca – podmiot odpowiedzialny za treść zapisu, określony w szczególności nazwą sądu, wydziału, sekcji, o ile występuje, oraz danymi identyfikującymi protokolanta sporządzającego zapis albo osobę upoważnioną do dokonania zmiany, z podaniem ich roli w procesie tworzenia lub akceptacji zapisu albo jego zmiany;

3) tytuł – nazwa nadana zapisowi, obejmująca także oznaczenie sprawy i sygnaturę akt;

4) data – data sporządzenia zapisu;

5) format – nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych do zapisu;

6) dostęp – określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić zapis;

7) typ – określenie podstawowego typu zapisu (np. dźwięk, obraz ruchomy) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;

8) kwalifikacja – kategoria archiwalna, do której zalicza się akta sprawy, w której sporządzono zapis albo jego uprawnioną zmianę;

9) grupowanie – wskazanie przynależności zapisu do akt sprawy, określone w szczególności sygnaturą tych akt;

10) relacja – określenie bezpośredniego powiązania z innym zapisem lub adnotacjami oraz wskazanie rodzaju tego powiązania.

2. Dla każdego zapisu podaje się wszystkie metadane określone w ust. 1.

3. Zapis utrwala się w sposób umożliwiający jego automatyczne wyodrębnienie oraz poszczególnych metadanych.

§ 5.[Sporządzanie zapisu] Zapis sporządza się z uwzględnieniem przepisów dotyczących minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych oraz narodowego zasobu archiwalnego i archiwów.

§ 6.[Identyfikowanie się za pomocą podpisu elektronicznego] Przed przystąpieniem do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego protokolant identyfikuje się w systemie teleinformatycznym za pomocą podpisu elektronicznego. Nie dotyczy to sytuacji utrwalenia dźwięku albo obrazu i dźwięku poza siedzibą sądu.

§ 7.[Zakres zapisu] 1. Zapis obejmuje utrwalanie w systemie teleinformatycznym:

1) obrazu widoku ogólnego sali z pozycji przewodniczącego, ze szczególnym uwzględnieniem widoku wszystkich pozostałych osób uczestniczących w posiedzeniu jawnym oraz jeżeli pozwalają na to względy techniczne – publiczności;

2) obrazu osoby wypowiadającej się z miejsca przeznaczonego dla świadka, obejmującego polem widzenia górną połowę ciała w sposób umożliwiający utrwalenie gestów oraz uzyskanie widoku twarzy;

3) dźwięku:

a) z podłączonych do systemu teleinformatycznego urządzeń transmitujących dźwięk z miejsc przeznaczonych dla powoda i pozwanego,

b) z podłączonego do systemu teleinformatycznego urządzenia transmitującego dźwięk z miejsca przeznaczonego dla składu orzekającego,

c) z podłączonego do systemu teleinformatycznego urządzenia transmitującego dźwięk z miejsca przeznaczonego dla świadka.

2. W przypadkach uzasadnionych liczbą osób uczestniczących w posiedzeniu dopuszcza się zwiększenie liczby urządzeń transmitujących dźwięk z miejsc, o których mowa w ust. 1 pkt 3 lit. a i c. Przepis ten stosuje się odpowiednio do składu orzekającego.

3. Jeżeli liczba osób uczestniczących w posiedzeniu jest inna niż liczba podłączonych do systemu teleinformatycznego urządzeń transmitujących dźwięk, przewodniczący ustala, którego urządzenia należy używać. Przepis ten stosuje się odpowiednio do składu orzekającego.

4. Jeżeli posiedzenie jawne odbywa się poza budynkiem sądu, zapis sporządza się za pomocą przenośnych urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk.

§ 8.[Sprawdzenie danych] Protokolant wprowadza do systemu teleinformatycznego lub sprawdza i w razie potrzeby uzupełnia dane w postaci elektronicznej dotyczące oznaczenia sądu, miejsca i daty posiedzenia, nazwisk sędziów, protokolanta, prokuratora, stron, interwenientów, jak również obecnych na posiedzeniu przedstawicieli ustawowych i pełnomocników, oznaczenia sprawy, wzmiankę co do jawności oraz metadane.

§ 9.[Sporządzanie adnotacji] 1. Protokolant pod kierownictwem przewodniczącego sporządza dla każdego zapisu adnotacje umożliwiające automatyczne znalezienie wskazanego fragmentu zapisu.

2. Adnotacjom sporządzonym dla danego zapisu przyporządkowuje się metadane, o których mowa w § 4 ust. 1.

§ 10.[Podpisanie zapisu] Po zakończeniu posiedzenia jawnego, którego przebieg utrwalono za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, protokolant podpisuje zapis bezpiecznym podpisem elektronicznym.

§ 11.[Przechowywanie zapisu] Utrwalony zapis i jego metadane przechowuje się w systemie teleinformatycznym, zapewniając ich poufność i integralność oraz ochronę przed utratą lub zniszczeniem.

§ 12.[Zmiana zapisu] 1. Dozwolone jest wyłącznie dokonywanie takich zmian zapisu, które są konieczne dla jego prawidłowego odtworzenia, przechowywania lub udostępniania, w szczególności dokonywane za pomocą urządzeń korygujących lub wzmacniających utrwalony dźwięk lub obraz. Zmiany dokonuje się na zarządzenie przewodniczącego.

2. Zmiany dokonuje się na kolejnym egzemplarzu zapisu. Przewodniczący odnotowuje w aktach sprawy sporządzenie kolejnego egzemplarza zapisu.

3. Zmiana nie może wpływać na treść utrwalonych czynności procesowych dokonanych podczas posiedzenia jawnego.

4. Pracownik sądu podpisuje każdy egzemplarz zapisu bezpiecznym podpisem elektronicznym.

5. Do zapisów będących wynikiem zmiany zapisu przebiegu posiedzenia jawnego stosuje się przepisy § 4. Zapisom tym przyporządkowuje się adnotacje.

§ 13.[Udostępnianie zapisu] 1. Zapis i jego adnotacje udostępnia się stronom, uczestnikom postępowania oraz innym podmiotom uprawnionym lub upoważnionym w budynku sądu. Zapis i jego adnotacje mogą być udostępnione także za pomocą konta w systemie teleinformatycznym.

2. Z akt sprawy wydaje się na informatycznym nośniku danych wyłącznie zapis dźwięku i jego adnotacje.

§ 14.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2011 r.