Na podstawie art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180, z 1988 r. Nr 19, poz. 132, z 1989 r. Nr 29, poz. 154, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1995 r. Nr 83, poz. 417 i z 1998 r. Nr 117, poz. 757) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Akty urodzenia, małżeństwa i zgonu] Akty urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządza się według wzorów stanowiących odpowiednio załączniki nr 1, 2 i 3 do rozporządzenia.

§ 3.[Numeracja aktów stanu cywilnego] 1. Akt stanu cywilnego oznacza się kolejnym numerem oddzielnie dla każdego rodzaju aktu.

2. Numerację aktów stanu cywilnego rozpoczyna się na początku roku kalendarzowego od numeru 1 i kończy numerem nadanym ostatniemu aktowi w danym roku kalendarzowym. Kolejność numeracji aktów stosuje się bez względu na liczbę ksiąg stanu cywilnego obejmujących akty danego rodzaju sporządzone w ciągu roku.

§ 5.[Wpisywanie dat do aktu stanu cywilnego] 1. Datę urodzenia, zawarcia małżeństwa lub zgonu wpisuje się do aktu stanu cywilnego i odpisu aktu stanu cywilnego słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności: dzień, miesiąc, rok.

2. Datę sporządzenia odpisu aktu stanu cywilnego wpisuje się cyframi arabskimi, w kolejności, jak w ust. 1. Inne daty wpisuje się w aktach stanu cywilnego cyframi arabskimi, z tym że nazwy miesięcy wpisuje się słownie.

§ 6.[Osoby podpisujące akta stanu cywilnego] 1. Akt stanu cywilnego podpisują osoby zgłaszające urodzenie lub zgon, osoby zawierające małżeństwo lub ich pełnomocnicy, świadkowie, a także biegły lub tłumacz, jeżeli akt został sporządzony z ich udziałem.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli zgłaszającym urodzenie lub zgon jest szpital lub inny zakład.

3. Kierownik urzędu stanu cywilnego podpisuje akt stanu cywilnego niezwłocznie po jego sporządzeniu i pod podpisem odciska pieczątkę ze swoim imieniem i nazwiskiem.

4. Jeżeli akt stanu cywilnego sporządza wójt, burmistrz (prezydent) albo zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego, pod podpisem odciska pieczątkę z imieniem, nazwiskiem oraz pełnioną funkcją.

§ 7.[Uzupełnianie rubryki "uwagi"] 1. W akcie stanu cywilnego sporządzonym na podstawie decyzji administracyjnej, orzeczenia sądu lub protokołu wpisuje się w rubryce „uwagi” stosowną adnotację.

2. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak również w rubryce „uwagi”, zakreśla się po sporządzeniu aktu stanu cywilnego w sposób uniemożliwiający dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów.

§ 8.[Notatka urzędowa informującą o treści aktu stanu cywilnego] 1. W wypadkach, o których mowa w art. 41 ust. 1 ustawy, sporządza się kserokopię odpisu aktu stanu cywilnego lub notatkę urzędową informującą o treści aktu zawartej w odpisie, numerze aktu i nazwie urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony.

2. W wypadkach, o których mowa w art. 41 ust. 2 i art. 54 ust. 2 ustawy, sporządza się notatkę urzędową informującą o treści aktu stanu cywilnego, stanowiącego podstawę dokonania czynności w zakresie rejestracji stanu cywilnego lub sporządzenia innego aktu stanu cywilnego.

§ 9.[Akty stanu cywilnego, ich odpisy i inne dokumenty wystawione w języku obcym] Akty stanu cywilnego, ich odpisy i inne dokumenty wystawione w języku obcym, składane kierownikowi urzędu stanu cywilnego w związku z dokonywaniem czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, powinny być składane wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula.

§ 10.[Księgi stanu cywilnego] 1. Akty stanu cywilnego sporządza się w księgach stanu cywilnego.

2. Akty stanu cywilnego mogą być także sporządzane na luźnych drukach, które łączy się w księgę stanu cywilnego; objętość księgi nie może przekraczać 500 aktów.

§ 11.[Sposób zapisywania w księgach stanu cywilnego] 1. W księgach stanu cywilnego strony zapisuje się kolejno, nie pozostawiając stron nie zapisanych.

2. Nie zapisane kolejno w księgach stanu cywilnego strony z powodu wad technicznych przekreśla się, wpisując adnotację o przyczynie przekreślenia strony.

§ 12.[Zamknięcie księgi stanu cywilnego] 1. Księgę stanu cywilnego zamyka się przez wpisanie o tym stosownej adnotacji na następnej stronie księgi po ostatnim sporządzonym akcie stanu cywilnego w danym roku kalendarzowym.

2. Urząd stanu cywilnego, który w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał wszystkich stron zawartych w księdze stanu cywilnego, może księgę tę wykorzystywać w latach następnych, nie dłużej jednak niż przez okres 5 lat.

3. W wypadku określonym w ust. 2 wpisuje się na następnej stronie, po ostatnim akcie stanu cywilnego sporządzonym w danym roku kalendarzowym, adnotację o zamknięciu księgi na dany rok oraz adnotację o otwarciu księgi na rok następny.

§ 13.[Odpisy aktów stanu cywilnego] 1. Odpisy zupełne aktu urodzenia, aktu małżeństwa i aktu zgonu sporządza się według wzorów określonych odpowiednio w załącznikach nr 4, 5 i 6 do rozporządzenia, a odpisy skrócone aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu – według wzorów stanowiących odpowiednio załączniki nr 7, 8 i 9 do rozporządzenia.

2. Odpisy aktów stanu cywilnego opatruje się pieczęcią urzędową z wizerunkiem orła w koronie oraz nazwą urzędu stanu cywilnego umieszczoną w otoku pieczęci. Wzór i wymiary pieczęci określają odrębne przepisy.

3. Kierownik urzędu stanu cywilnego może uwierzytelnić fotokopię lub kserokopię odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie przedstawionego oryginału odpisu aktu stanu cywilnego.

§ 14.[Wpisywanie nazw miejscowości do aktu stanu cywilnego] 1. Nazwę miejscowości, w której nastąpiło zdarzenie mające wpływ na stan cywilny osoby i wymagające zarejestrowania, wpisuje się do odpisu aktu stanu cywilnego w brzmieniu aktualnie obowiązującym.

2. Nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać w nawiasie nazwę państwa.

3. W razie zmiany nazwy miejscowości, adnotację o tej zmianie wpisuje się w akcie stanu cywilnego w formie wzmianki dodatkowej.

4. Na wniosek osoby zainteresowanej w odpisie skróconym aktu stanu cywilnego obok aktualnego brzmienia nazwy miejscowości wpisuje się w nawiasie nazwę miejscowości wpisaną w akcie w chwili jego sporządzenia.

§ 15.[Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego] 1. Dla aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu prowadzi się akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, według kolejności ich sporządzania. Akta zbiorowe oznacza się numerem nadanym aktowi stanu cywilnego,

2. Dokumenty złożone kierownikowi urzędu stanu cywilnego do wydania zaświadczenia, o którym mowa w art. 4¹ Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do urzędu stanu cywilnego, w którym sporządzono akt małżeństwa. Dokumenty te podlegają włączeniu do akt zbiorowych danego aktu małżeństwa.

3. Akt zbiorowych nie zamyka się po upływie roku kalendarzowego. Dokumenty mające wpływ na treść lub na ważność aktu stanu cywilnego, po dokonaniu na ich podstawie odpowiednich wpisów w księgach stanu cywilnego, włącza się do akt zbiorowych dotyczących danego aktu stanu cywilnego. Akt zbiorowych nie zszywa się ani nie oprawia w sposób trwały.

4. Dokumenty złożone do akt zbiorowych nie podlegają zwrotowi.

5. Na żądanie sądu lub prokuratora albo na wniosek osoby, która wykaże interes prawny, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z akt zbiorowych zaświadczenie, odpis lub potwierdzoną kserokopię dokumentów znajdujących się w tych aktach. Na wydanym odpisie lub kserokopii dokumentu zamieszcza się adnotację o celu jego wydania.

§ 16.[Skorowidze alfabetyczne] 1. Do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzi się oddzielne skorowidze alfabetyczne; do skorowidzów wpisuje się nazwisko i imię osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, oraz numer aktu.

2. Skorowidze alfabetyczne prowadzi się dla aktów stanu cywilnego, sporządzonych w danym roku kalendarzowym.

§ 17.[Komputerowy system rejestracji stanu cywilnego] 1. Rejestracja stanu cywilnego w urzędach stanu cywilnego może być równocześnie prowadzona w systemie komputerowym. Dane wprowadzone do systemu komputerowego mogą zawierać wyłącznie informacje zgromadzone w aktach stanu cywilnego oraz zaświadczeniach, o których mowa w ustawie.

2. Dane zgromadzone w systemie komputerowym rejestracji stanu cywilnego podlegają ochronie na podstawie odrębnych przepisów.

3. Komputerowy system rejestracji stanu cywilnego oraz przekazywanie danych za pomocą nośników informatycznych lub urządzeń teletransmisji podlega zabezpieczeniom sprzętowym i programowym uniemożliwiającym dostęp osób nieuprawnionych.

4. Niedopuszczalne jest przekazywanie danych z komputerowego systemu rejestracji stanu cywilnego, z wyjątkiem danych przekazywanych do organu gminy właściwego w sprawach ewidencji ludności. Do tego organu mogą być przekazywane wyłącznie dane zawarte w odpisach skróconych aktów stanu cywilnego.

§ 18.[Zaświadczenie stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa] 1. Zaświadczenie, o którym mowa w art. 4¹ Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, i zaświadczenie, o którym mowa w art. 8 § 2 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa zawartego w sposób określony w art. 1 § 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 10 do rozporządzenia.

2. Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa kierownik urzędu stanu cywilnego sporządza w czterech egzemplarzach, z których trzy wydaje nupturientom, celem doręczenia duchownemu.

3. Zaświadczenie stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa duchowny sporządza w trzech egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla kierownika urzędu stanu cywilnego sporządzającego akt małżeństwa, drugi – dla małżonków, a trzeci pozostawia się w aktach jednostki organizacyjnej kościoła lub związku wyznaniowego, w której zawarto małżeństwo.

§ 19.[Zaświadczenie o braku przeciwwskazań do zawarcia małżeństwa przez cudzoziemca] Zaświadczenie, o którym mowa w art. 71 ustawy, stwierdzające, że obywatel polski lub zamieszkały w Polsce cudzoziemiec nie mający obywatelstwa żadnego państwa, zamierzający zawrzeć małżeństwo za granicą, może zgodnie z prawem polskim zawrzeć małżeństwo, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do rozporządzenia.

§ 20.[Protokół stwierdzający złożenie przez przyszłych małżonków oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński] Protokół, o którym mowa w art. 59 ustawy, stwierdzający złożenie przez przyszłych małżonków oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego poza lokalem urzędu stanu cywilnego, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 12 do rozporządzenia.

§ 21.[Protokół stwierdzający złożenie przez przyszłych małżonków oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński przed konsulem] Protokół, o którym mowa w art. 60 ustawy, stwierdzający złożenie przez przyszłych małżonków oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński przed konsulem, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 13 do rozporządzenia.

§ 22.[Przechowywanie ksiąg stanu cywilnego] 1. Księgi stanu cywilnego przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego stanowiącym pomieszczenie zapewniające należyte ich zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich.

2. Pomieszczenie, w którym są przechowywane księgi stanu cywilnego, powinno być wyposażone w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy oraz w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza.

3. Księgi stanu cywilnego poddaje się, w razie potrzeby, konserwacji.

§ 23.[Podmioty odpowiedzialne za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego] Za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego odpowiedzialny jest wójt, burmistrz (prezydent) oraz kierownik urzędu stanu cywilnego.

§ 24.[Podmiot uprawniony do kontroli prawidłowości sporządzania aktów stanu cywilnego] Do sprawowania kontroli prawidłowości sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, należytego ich zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich uprawniony jest wojewoda.

§ 25.[Stosowanie innych przepisów] Przepisy dotyczące sposobu przechowywania, zabezpieczenia i kontroli ksiąg stanu cywilnego stosuje się odpowiednio do akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i skorowidzów alfabetycznych.

§ 26.[Odpisy ksiąg stanu cywilnego] 1. Odpisy ksiąg stanu cywilnego (wtóropisy), sporządzone przed dniem wejścia w życie ustawy, przechowuje się w dotychczasowym miejscu.

2. Do odpisów ksiąg stanu cywilnego, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy § 22 ust. 2 i 3, § 23 i § 28 ust. 1 i 2.

§ 27.[Przechowywanie akt stanu cywilnego odtworzonych w postępowaniu sądowym] 1. Księgi stanu cywilnego z obszaru, który na mocy umowy z dnia 16 sierpnia 1945 r. o polsko-radzieckiej granicy państwowej pozostał w granicach ZSSR, przechowuje Urząd Stanu Cywilnego właściwy dla miasta stołecznego Warszawy – Oddział Śródmieście.

2. Akty stanu cywilnego, odtworzone w postępowaniu sądowym w okresie od dnia 28 października 1947 r. do dnia 30 kwietnia 1952 r., przechowuje Urząd Stanu Cywilnego właściwy dla dzielnicy Łódź-Śródmieście.

3. Akty stanu cywilnego, odtworzone w postępowaniu sądowym w okresie od dnia 1 maja 1952 r. do dnia 30 września 1954 r., przechowują urzędy stanu cywilnego ówczesnych miast wojewódzkich.

§ 28.[Przekazywanie ksiąg stanu cywilnego do archiwów państwowych] 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje właściwym archiwom państwowym księgi stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi stanu cywilnego.

2. Zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego do archiwów państwowych określają odrębne przepisy.

3. Księgi stanu cywilnego, o których mowa w § 27 ust. 1, przekazuje się do Archiwum Głównego Akt Dawnych.

§ 29.[Akta stanu cywilnego, odpisy oraz zaświadczenia sporządzane od 1 stycznia 2000 r.] Od dnia 1 stycznia 2000 r. odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia, których wzory zostały określone w załącznikach nr 4-11 do rozporządzenia, będą sporządzane wyłącznie na drukach zawierających znak wodny z wizerunkiem orła w koronie.

§ 30.[Przepisy uchylone] Traci moc rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 lutego 1987 r. w sprawie zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, prowadzenia i kontroli ksiąg stanu cywilnego, ich przechowywania oraz zabezpieczania (Dz. U. Nr 7, poz. 43).

§ 31.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi wżycie z dniem 15 listopada 1998 r.

Załączniki do rozporządzenia Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 26 października 1998 r. (poz. 884)

Załącznik nr 1

AKT URODZENIA

Załącznik nr 2

AKT MAŁŻEŃSTWA

Załącznik nr 3

AKT ZGONU

Załącznik nr 4

ODPIS ZUPEŁNY AKTU URODZENIA

Załącznik nr 5

ODPIS ZUPEŁNY AKTU MAŁŻEŃSTWA

Załącznik nr 6

ODPIS ZUPEŁNY AKTU ZGONU

Załącznik nr 7

ODPIS SKRÓCONY AKTU URODZENIA

Załącznik nr 8

ODPIS SKRÓCONY AKTU MAŁŻEŃSTWA

Załącznik nr 9

ODPIS SKRÓCONY AKTU ZGONU

Załącznik nr 10

ZAŚWIADCZENIE
stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa

Załącznik nr 11

ZAŚWIADCZENIE

Załącznik nr 12

PROTOKÓŁ
zawarcia małżeństwa poza lokalem urzędu stanu cywilnego

Załącznik nr 13

PROTOKÓŁ
zawarcia małżeństwa przed Konsulem RP